Eigenes CRM oder Abo-Software? Eine Entscheidungshilfe für KMU.
Von MK Groups Schweiz · Stand:
Ein Abo-CRM ist sofort startklar und hat viele Funktionen, kostet aber meist eine Gebühr pro Benutzer und Monat, und die Daten liegen beim Anbieter. Ein eigenes CRM passt genau zu Ihren Abläufen, kostet keine Lizenz pro Kopf und arbeitet eng mit Website, Kundenbereich oder Buchung zusammen, braucht aber Entwicklung und Pflege. Für KMU, deren Anfragen über die Website kommen, lohnt sich ein eigenes, schlankes CRM oft.
Was ein CRM leisten muss
Ein CRM (Customer Relationship Management) beantwortet drei Fragen: Wer sind meine Kontakte? Was haben wir zuletzt besprochen? Was ist der nächste Schritt? Dafür braucht es Kontakte und Firmen, einen Verlauf mit E-Mails und Notizen, Status-Stufen von der Anfrage bis zum Auftrag und Wiedervorlagen. Alles Weitere ist Ausbau.
Abo-CRM: Vorteile und Nachteile
- Vorteil: sofort startklar, viele fertige Funktionen, Updates durch den Anbieter.
- Vorteil: grosse Auswahl, auch Schweizer Anbieter mit Buchhaltung im Paket.
- Nachteil: Gebühr pro Benutzer und Monat, die mit dem Team wächst.
- Nachteil: Daten beim Anbieter, Export und Funktionsumfang hängen vom Tarif ab.
- Nachteil: Ihre Abläufe passen sich dem Programm an, nicht umgekehrt.
Eigenes CRM: Vorteile und Nachteile
- Vorteil: genau Ihre Felder, Begriffe und Abläufe, nicht mehr und nicht weniger.
- Vorteil: keine Lizenz pro Kopf, die Daten bleiben bei Ihnen.
- Vorteil: direkt verbunden mit Website-Formular, Kundenbereich oder Buchung.
- Nachteil: braucht Entwicklung am Anfang und Pflege im Betrieb.
- Nachteil: der Funktionsumfang wächst schrittweise, statt von Anfang an riesig zu sein.
Eine Beispielrechnung über fünf Jahre
Die folgende Rechnung ist ein Beispiel mit angenommenen Zahlen, kein Preis eines bestimmten Anbieters. Rechnen Sie mit Ihren eigenen Werten nach.
| Annahme | Abo-CRM | Eigenes CRM bei MK Groups |
|---|---|---|
| Team | 5 Benutzer | 5 Benutzer |
| Laufende Kosten | angenommen CHF 30 pro Benutzer und Monat = CHF 1’800 pro Jahr | im Hosting-Paket der Website enthalten, keine Gebühr pro Benutzer |
| Einmalig | Einrichtung durch Sie oder einen Partner | in jeder Website inbegriffen, als weiteres Modul ab CHF 2’400 |
| Über fünf Jahre | CHF 9’000 nur für Lizenzen | keine Lizenzkosten |
Wächst das Team, wächst beim Abo die Rechnung mit. Beim eigenen CRM bleibt sie gleich. Umgekehrt gilt: Brauchen Sie sofort Telefonie, Kampagnen und Dutzende Integrationen, ist ein etabliertes Abo-Programm oft schneller am Ziel.
Checkliste: Was passt zu Ihnen?
Eher eigenes CRM, wenn …
- die meisten Anfragen über Ihre Website kommen,
- CRM, Kundenbereich oder Buchung zusammenarbeiten sollen,
- Sie keine Gebühr pro Benutzer wollen,
- Ihre Abläufe nicht in ein Standardprogramm passen.
Eher Abo-CRM, wenn …
- Sie viele Standardfunktionen sofort brauchen,
- Ihr Vertrieb mit Telefonie, Kampagnen und vielen Integrationen arbeitet,
- Sie nichts an Ihre Abläufe anpassen möchten.
Häufige Fragen
Schon ab wenigen regelmässigen Anfragen. Sobald Kontakte, E-Mails und Notizen über Postfach, Excel und Zettel verstreut sind, spart ein CRM Zeit und verhindert, dass Anfragen liegen bleiben.
Ja. Kontakte lassen sich meist als CSV exportieren und übernehmen. Die Übernahme mit vollständigem Verlauf ist aufwendiger und hängt vom Anbieter ab.
So sicher, wie es gebaut und betrieben wird: mit Anmeldung per Passkey, Rollen und Rechten, verschlüsselter Übertragung, regelmässiger Sicherung und Updates im Betrieb.
